حتما شما هم در محیط کاری افرادی را دیده‌اید که بیشتر از آنکه کار کنند حرف می‌زنند و نه تنها کار خودشان را به درستی انجام نمیدهند کار دیگران را هم با اختلال مواجه می‌کنند. این مسئله به خصوص در محیط‌های کاری کوچک که افراد بیشتر همدیگر را می‌شناسند زیاد اتفاق می‌افتد و شاهد زیاد حرف زدن کارمندان با هم هستیم.
اولین راهکاری که مدیران در مواجه با کارمند پر حرف در پیش می‌گیرند اخراج آن فرد است. اما ممکن است در طول عمر کاریتان با افراد اینچنین زیاد مواجه شوید و برخی از این افراد حتی کارمندان خوب و با استعدادی هستند اما آداب کار کردن در محیط کاری را به طور کامل نمی‌دانند و یاد نگرفته‌اند.
4 گام برای مدیریت کارمند پر حرف
هزینه‌های جذب و آموزش پرسنل جدید قابل توجه هستند و همیشه اینطور نیست که همان اول کار متوجه شوید که کارمندتان پر حرف از آب درآمده و مناسب کار در مجموعه شما نیست.
بعلاوه معمولا چند ماه بعد از جذب یک کارمند متوجه برخی از ویژگی‌های منفی در او می‌شوید که باعث شود کارش را به درستی انجام ندهد. یا عادت‌هایی به خاطر محیط کاری جدید در او ایجاد شده و اشتباه هستند. پیشنهاد ما برای مواجهه با کارمندانی که پرحرف هستند و کارشان را درست انجام نمیدهند عبارت است از:
گام اول) تذکر شفاهی به کارمند
بهترین روش برای مدیریت کارمند پرحرف این است که یک جلسه با او بگذارید و موضوع را به صورت کاملا شفاف با او در میان بگذارید. مثلا به کارمند بگویید با توجه به بررسی‌هایی انجام شده زمان زیادی را در محیط کاری تلف میکند و مشغول صحبت کردن با همکاران دیگر یا با تلفن است.
برای او توضیح دهید میتواند در زمان استراحت با همکارانش یا تلفن حرف بزند اما وقتی مشغول کارش است فقط باید متمرکز روی کارش باشد و امور مربوط به آن را انجام دهد. ما 90 دقیقه کار مفید و 15 دقیقه استراحت را پیشنهاد میکنیم. بهتر است یک محیط مشخصی را برای استراحت یا مکالمه پرسنل در نظر بگیرید.
برای اینکه زمان کار را از زمان استراحت تفکیک کنید بهتر است یک مکان مشخصی را در محیط کاری مشخص کنید و از پرسنل بخواهید زمان مکالمه تلفنی یا استراحت به آنجا بروند. این کار باعث می‌شود ذهن پرسنل زمان کار کردن متمرکزتر باشد و بازدهی بیشتری دارد.
بعلاوه مزاحمت برای سایر همکاران هم کمتر می‌شود و تمرکز آنها را به هم نمیزند و منجر به افزایش راندمان کاری خواهد شد.
اینکه می‌گوییم یک کارمند پرحرف است به این معنا نیست که حتما کارش را بد انجام میدهد. ما کارمندانی را دیده‌ایم که کارشان را انجام میدهند و برای سایر همکاران با حرف زدن مزاحمت ایجاد می‌کنند. بنابراین باید این کارمندان پرحرف را مدیریت کنید تا هم در کار سایر کارمندان اختلال ایجاد نکنند و هم محیط کاری برای آنها خسته کننده نشود.
گام دوم) فرصت به کارمند پرحرف برای اصلاح رفتارش
شما نمی‌توانید یک عادت بد در همکار پر حرف را یکدفعه حذف کنید. اگر بعد از صحبت کردن با کارمندتان، قبول کرد که کارش اشتباه است و علاقه داشت که در کارش بماند به او برای حذف عادت بد، زمان بدهید و روی آنها نظارت داشته باشید. دستورالعمل‌های مختلفی برای حذف عادت بد در یک فرد وجود دارد. پیشنهاد ما حذف عادت منفی در 21 روز است.
یعنی برای مدیریت فرد پرحرف به او بگویید که 21 روز فرصت دارد تا رفتار اشتباهش را اصلاح کند. بر روند اصلاحی نظارت داشته باشید و بررسی کنید که آیا از شدت کارهایش کم شده یا خیر. مثلا اگر روزانه 20 دقیقه پشت هم صحبت می‌کرد آیا این زمان مثلا به 10 دقیقه کاهش پیدا کرده یا خیر. و اگر تغییر نداشت، میتوانید به او مجددا یادآوری کنید که بر کارهایش نظارت می‌کنید و تغییر محسوسی در حذف عادت منفی‌اش نداشته است.
برای اینکه به ترک پرحرفی یک پرسنل کمک کنید از همکاران دیگر نیز کمک بگیرید. به آنها بگویید که کمک کنند تا رفتار منفی را حذف و برای تغییر همکارشان همکاری کنند. البته آنها هیچ وظیفه‌ای در قبال اصلاح کارمندان دیگر ندارند بلکه همکاری‌شان جنبه همدلانه دارد و بیشتر در کسب و کارهایی این حس دیده می‌شود که مدیر برای رشد پرسنل تلاش میکند و آنها را رهبری می‌نماید.
گام سوم) تغییر جایگاه شغلی فرد پرحرف
گام سوم تغییر جایگاه شغلی فرد است که این مورد معمولا کمتر اتفاق می‌افتد اما ممکن است در مجموعه شما صادق باشد. در بسیاری از مشاغل کوچک جذب پرسنل بدون توجه به اصول استخدام انجام می‌شود و ویژگی‌های شخصیتی فرد در استخدام در نظر گرفته نمی‌شود. در نتیجه فرد در این جایگاه شغلی نمیتواند به درستی کار کند، احساس خوبی ندارد و در نتیجه دیر یا زود شرکت را ترک خواهد کرد یا اخراج می‌شود.
یکی از مراحلی که ما در خدمات استخدام پرسنل در بازاریابی پاشا آن را رعایت میکنیم تست شخصیت شناسی است. در تست شخصیت شناسی مشخص می‌شود که هر فرد به لحاظ ویژگی‌های شخصیتی برای چه جایگاه شغلی مناسب است.
ممکن است که در بیزنس شما هم همین اتفاق افتاده باشد و فردی مناسب را در جایگاه شغلی نامناسب گذاشته باشید. مثلا کسی که اهل تعامل و ارتباط برقرار کردن است در بخش ارتباط با مشتریان، فروش و جاهایی که تعامل در آن بالاست بگذارید و گذاشتن این افراد در جایی که کمترین ارتباط را با اطرافیان دارند اشتباه است. بالعکس کسی که دوست دارد در محیطی به دور از دغدغه و گپ و گفت باشد را اگر در جای شلوغ بگذارید کلافه خواهد شد.
گام چهارم) اخراج کارمند پرحرف
آخرین راه مقابله با افراد پر حرف در محیط کاری، اخراج است. اگر موفق به تغییر عادت منفی پرحرفی همکاران نشدید و جایگاه شغلی مناسبی هم برایش در مجموعه نبود بعد از یکبار تذکر شفاهی و یکبار تذکر کتبی میتوانید برای اخراجش اقدام کنید. توجه داشته باشید که اخراج آخرین گزینه است زیرا هزینه‌های جذب پرسنل و آموزش آنها بالاست.
موارد زیادی مشاهده شده که کارمندان بعد از صحبت و تذکر مدیر در چهارچوب مجموعه قرار گرفتند و به عنوان کارمند عالی در مجموعه به کارشان ادامه دادند.
جمع بندی
زمان کار مفید در ایران بسیار کم است و ژاپن به عنوان یکی از کشورهایی است که زمان کار مفید در آن بسیار بالاست و ژاپنی‌ها زمان کار کردن بسیار متمرکز هستند و کارشان را به درستی انجلام میدهند.
متاسفانه در ایران زمان کار مفید بسیار پایین است و دلایل متفاوتی این اتفاق را رقم میزند که یکی از آنها پرحرفی همکاران و هدر دادن زمان مفید بین پرسنل است. شما به عنوان یک مدیر باید تلاش کنید که زمان مفید و عملکرد پرسنل را بهبود دهید.
برای افزایش راندمان کاری باید استخدام پرسنل را به درستی و با توجه به ویژگی‌های افراد انجام دهید، زمینه‌های رشد و افزایش بهره وری در محیط کار را فراهم کرده و روی عملکرد پرسنل نظارت دقیق داشته باشید.
پرسنل را با توجه به تیپ شخصیتی آنها استخدام کنید، روش کار را به آنها آموزش دهید، منشور اخلاقی و چارچوب کسب و کارتان را مشخص کنید و هر گاه به مشکلی با پرسنل خوردید اول اقدام به مذاکره شفاهی کنید، در گام بعد تذکر کتبی بدهید و اخراج را به عنوان آخرین گزینه در نظر بگیرید.
آیا شما در مجموعه‌تان با چنین افرادی مواجه شده‌اید؟ خوشحال میشویم در بخش نظرات، تجربیاتتان را با ما در میان بگذارید.
